2024-04-01

外贸客户要来拜访,接待流程如何呢?

这段时间以来,越来越多的买家提出要来中国出差,见见供应商。

一般情况下,我们外贸人接待买家的流程安排是这样的。

确认行程

在买家确定来华之后,我们就可以安排他来公司的具体行程了。

1.确认具体日期

然后我们需要确认那一时间段没有其他客户来访,没有已经订好机票的出差活动,老板和相关同事届时也会在场。

2.询问客户是否需要协助

比如是否需要协助办理邀请函。

诸如尼日利亚、加纳、多哥、贝宁等国家,拿到中国签证并不容易,此时就需要我们为客人出具邀请函。(具体办理流程:大批买家询问来华邀请函!能不能给?该怎么办理?)

这里提醒大家注意,警惕那些从未合作过的、上来就要邀请函的客户,很有可能是来骗邀请函的。他如果在境内有些违法行为,可能会影响到你公司。

此外,还可以询问客户是否需要接机、帮忙订酒店等等。

如果我们公司是客户来访的第一站,则要告诉对方离自己最近的国际机场在哪,如果国际航班所能飞到的机场离本市较远,则可推荐对方先飞去与本市有对接航班的城市,再通过转机来到本市,这样客户可以不必中途提取行李,也不必下飞机后再坐上几个小时的轿车,长途劳顿。

如对方到达地点距离公司的车程不超过3个小时,且在感觉该客户比较重要的情况下,可以安排车辆接送客户。推算客户来访和离开的时间,可以主动询问客户是否需要帮他预订酒店(第一次来访的客户我们不建议为他支付酒店费用)。

具体视合作深浅而定。

3.安排日程

以上细节都沟通好后,可以给买家发一封日程安排邮件。这样写:

Dear×××,

About your visitation dated ×××,we schedule as follows:

1. We willpick you up by car at 10:00 am at ×××airport.

2. By one hour drive,we will arrive at the hotel we booked for you,you can take your time to have a break. Then we will have a small lunch at the lobby of your hotel.

3. At 12:30 pm,we will drive you to our factory and arrive at 1:00 pm.

4. From 1:00 pm to 4:00 pm,we will show you around our factory,let you know all the details about us,discuss on possible business opportunities.

5. At 4:00 pm,we can show you somewhere near which is quite famous scenery here,or if you feel tired,we can drive you back to your hotel.

6. At 7:00 pm, we will arrange a welcome dinner for you.

7. At 7:00 am in the second morning,our driver will wait for you at the lobby of your hotel,and drive you to the airport to take the flight of 10:00 am.

Hope this arrangement is to your satisfaction. If you have any questions don't hesitate to contact me.

Hope to see you soon.

接待买家

1.准备工作

要求公司提前一至两天对办公室、展厅、车间、卫生间、食堂、庭院等处做彻底的清扫,并在清扫结束后按照客户参观路线走一遍,确保没有遗漏的死角。

参观和谈判可能用到的物品:数码相机、预先准备好的工厂产品视频、产品目录和企业介绍(包括常用的付款方式,生产周期等),产品目录,易于携带的小样品;色板、计算器、尺、笔记本、订书机还有针对性的报价单。记得要在客人来之前回顾一下以前的来往邮件,做好基本的准备。

公司大厅安排欢迎客户来访的接待牌,或在公司门口电子屏上出现欢迎字样,让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX公司客户来访,若接待能记住来访的客人名字就更好了。

会议室的安排,谈判资料的预备,包括企业演示文稿的准备,以及客户相关需要展示的文件资料,展示自己公司的实力资料等。企业演示文稿内容要美观详尽。

准备好咖啡、茶及一些小食品糖果。

至少准备好三个方案:最佳方案、折中方案和妥协方案;准备好为达到上述三个方案的策略和手段。

2.引领参观

带领客户参观一般分为四步:

第一步,引领客户在会客区坐下,稍稍休整,询问喝点什么饮品,介绍参会人员。然后由专人开始讲解PPT。

第二步,带领客户参观展厅和车间。参观展厅时可以按种类向客户介绍自己的产品,也可以按出口国家来向对方介绍自己的产品;参观车间时,应按流水线的正常流程,从初始加工设备一直介绍到包装区,如果现场有出口的在制品,也可以随机告诉客户这些产品销往哪些国家。对客户已有兴趣的产品,则要着重介绍这一类产品的加工设备以及在制品,证明这些产品确实由我们自己生产,而非委外加工。

第三步,再次带领客户回到会客区域,并就客户感兴趣的产品进行进一步交流,并详细讨论合作细节。

第四步,商务会议结束后,可以准备一份小礼品送给客户,并询问客户是否可以.............

原文转载:https://fashion.shaoqun.com/a/1624293.html


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